Von Werner Heidkamp am 09.09.2012 Zurück Artikel als PDF herunterladen

Qualitätsmanagement in der Praxis…

…hoher Nutzen - auch ohne Zertifizierung!

Ausgangssituation

Für viele Unternehmen ist Qualitätsmanagement untrennbar mit der Zertifizierung verbunden. Das ist jedoch keine Zwangsläufigkeit. Hoher Nutzen wird auch ohne Zertifizierung erzielt. Abzuwägen und im Einzelfall zu bewerten ist die Außenwirkung einer Zertifizierung.

Gerade Beratungs-Unternehmen unterstützen ihre Kunden äusserst erfolgreich. Es ist selbstverständlich, Projekte konsequent nach den Methoden, Verfahren und Management-Systemen (wie QM) der Kunden abzuwickeln. Im eigenen Unternehmen werden die Prozesse und Regelungen oft weniger konsequent befolgt und Potentiale nicht genutzt. Das kostet jede Menge Zeit und Geld.

Ein internationales IT-Beratungsunternehmen im Finanzdienstleistungssektor wollte diesen Zustand verbessern und Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2008 einführen. Der Kunde hatte bis dahin eine überwiegend Office-orientierte IT-Unterstützung.

Eine vorgeschaltete Situationsanlyse verdeutlichte, daß das QM auf Basis der derzeitigen IT-Unterstützung nur aufwändig zu implementieren und noch aufwändiger zu betreiben wäre.

Es wurde entschieden, die QM-Einführung nur in Verbindung mit einer Re-Organisation der Abläufe und Umstellung auf eine durchgängige IT-Unterstützung durchzuführen. Für die künftige IT-Unterstützung wurden folgende Anforderungen zusammengefasst:

  • Betriebssystemunabhängige Weblösung als SaaS (im rechtssicheren deutschen Raum) mit IT-Grundschutz nach BSI implementiert,
  • Prozessorientierte Organisation mit Qualitätsmanagement als integralem Bestandteil,
  • vollständige Wissendokumentation, Workflow mit integrierter Vorgangsbearbeitung und Echtzeit Berichtswesen auf einer gemeinsamen Datenhaltung,
  • flexible und anwenderorientierte Weiterentwicklung,
  • Nutzung der externen Expertisen des Tool-Lieferanten und eines QM-Beratungsunternehmens für die projektorientierte Implementierung.

Mit der webbasierten-Plattform gallestro wurde ein Tool gefunden, das eine prozessorientierte Organisation unterstützt und die fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Anforderungen erfüllte.

Projektverlauf

Nach dem Entscheid wurde das Projekt gestartet und die SaaS Tool-Lizenz freigeschaltet:

  • Die Einweisung erfolgte in einem Start-Workshop und dann begleitend in einem Pilotprojekt - ohne separate Schulung,
  • Gemeinsam wurden Prozesse, das QM-Handbuch und weitere Regelungen beschrieben, auf Zertifizierbarkeit geprüft und intern freigegeben,
  • Die Prozesse wurden in Workflows mit zugehörigen Geschäftsobjekten umgesetzt,
  • Für das Berichtwesen wurden Kennzahlen und Analysestrukturen definiert,
  • Das operative Geschäft und das Berichtswesen schrittweise umgestellt.

Projektergebnisse

Das System wird derzeit für folgende Bereiche eingesetzt:

  • Wissensdokumentation (Prozesse, Organisation, Geschäftsregeln, QM-HB, etc.) und online Veröffentlichung,
  • Anfragen nach Expertenskills,
  • Vertragsprozesse (Rahmenverträge und Einzelverträge mit Externen Ressourcen),
  • Angebotsabwicklung mit Unterscheidung der Fälle Dienstleistung und Gewerk,
  • Auftragsabwicklung und -verfolgung mit Verrechnungspreis-Dokumentation (Kundenauftragserfassung, elektronische Sub-Unternehmeraufträge, Tätigkeitssteuerung, Fakturierung/Zahlungseingang, Budgetkontrolle und Schnittstelle zur Buchhaltung),
  • Qualitätsmanagement steuern (Zielplanung, Anforderungssammlung/-bewertung, Audits, Management Reviews und Maßnahmen),
  • Automatisch geführte ToDo-Liste, Historienführung, Leitstand und Eskalationsmechanismen,
  • Steuerung und Überwachung der Unternehmensziele über Kennzahlen und Analysen.

Erfahrungen

Im Laufe der Zeit hatten sich Mitarbeiter und Management an Restriktionen gewöhnt, mit Workarounds "verbessert" und die Situation als normal empfunden. Durch Beteiligung der externen Berater wurde der Blick auf diese Sachverhalte gelenkt und verbessert. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Projekt.

Hilfreich war die vom Tool unterstützte Teamarbeit mit Visualisierung der Prozesse. Von Anfang an wurden so Ergebnisse erbracht, die bis heute von allen getragen und unterstützt werden und zu hoher Akzeptanz der Lösung geführt haben.

Mit der Lösung wird sichergestellt, daß bei stark schwankendem Mengengerüst im Back-Office-Bereich auch wechselnder Mitarbeiter-Einsatz kompensiert werden kann und das Management über gleichartige Datenqualität verfügt.

Die webbasierte-Lösung mit gallestro liefert eine performante Workflow-Unterstützung für beliebig beschriebene Prozesse, ein Berichtswesen mit jederzeit aktuellen Daten und Qualitätsmanagement wird ohne administrativen Overhead gelebt. Das online verfügbare Unternehmenswissen hat das gemeinsame Verständnis erweitert und Kommunikationsprobleme verringert.

Bereits nach kurzer Zeit und der Gewöhnung an die neue IT-Unterstützung (anstelle Dokumentenverarbeitung) wurden wesentliche Verbesserungen festgestellt:

  • die definierten Prozessabläufe und Regelungen werden durch die entsprechende IT-Unterstützung (Workflow) durchgängig schneller, transparenter und sicherer abgewickelt,
  • über die Protokollierung der Aktivitäten ist jederzeit nachvollziehbar, was gelaufen ist und was ansteht,
  • die Qualität der Ergebnisse ist verbessert und die automatisch verwalteten Daten und Kennzahlen stehen immer in Echtzeit und im fachlichen Kontext zur Verfügung,
  • das Management nutzt intensiv das kennzahlenbasierte Cockpit und die Analysemöglichkeiten
  • die Lösungen werden flexibel, schnell und sicher geändert/erweitert,
  • und Qualitätsmanagement wird wie selbstverständlich gelebt.

Ausblick

Als Ausbaustufen sind nach jetzigem Stand vorgesehen:

  • Verwaltung von Experten-Profilen und Aktualisierungs-Kommunikation mit externen Subunternehmen,
  • Automatisierte Rechnungslegung der Subunternehmer anhand vorliegender Daten,
  • Elektronische Rechnungslegung mit qualifizierter Signatur.

Das ursprüngliche Ziel der Zertifizierung ist zurückgestellt und soll nur bei externer Anforderung an das Geschäft erfolgen. Dies ist jederzeit ohne weiteren Aufwand möglich. Bis dahin wird Qualitätsmanagement auch ohne Zertifizierung als ein selbstverständlicher Teil der Organisation gelebt.

Weitere Informationen

Ob Sie Sie mit Ihrem QM-System zufrieden sind oder Handlungsbedarf sehen, gerne informieren wir Sie weiter zu gallestro. Fragen Sie nach einer Live-Demo und in kurzer Zeit sehen Sie, wie einfach Qualitätsmanagement mit gallestro funktioniert.

Von Werner Heidkamp am 09.09.2012 Zurück Artikel als PDF herunterladen